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A 60 MINUTOS A LA HORA


 

 

 

 


PROLOGO

 

 

Se dice que el tiempo es un gran maestro; lo malo es que va matando a sus discípulos.

Héctor Berlioz

¡El tiempo es oro! Cuando usted gasta su dinero, calcula aproximadamente, sino con exactitud, cuánto va a costarle o a cuánto va a vender tal o cual producto; ¿Por qué no hacer lo mismo cuando del capital "tiempo" se trata?

"Encuentro fascinante que la mayoría de las personas planifican sus vacaciones con mucho más cuidado que sus vidas.  Quizás eso se debe a que escapar es más fácil que cambiar."

Jim Rohn

 

Nuestra vida cotidiana, personal o profesional, se convierte muy a menudo en una carrera de obstáculos para conseguir el tiempo que nos falta. Esta búsqueda ocasiona fatiga, cansancio, stress, insatisfacción y desanimo.

Para evitar estos males y gestionar bien nuestro tiempo, conviene distanciarse para reconocer aquello que si podemos dominar y de que manera hacerlo. Se trata del doble aprendizaje que propongo.

Conocer las herramientas  para gestionar el tiempo y conocer los mejores consejos para una vida saludable.

La cuestión del tiempo puede plantearse de una forma muy extensa o más bien restringida.

Pero tanto si nos limitamos a la organización cotidiana y al corto plazo como si lo ampliamos a la vida privada y al largo plazo, una correcta “gestión” del tiempo permite a menudo un mejor “dominio” de las propias actividades.

Asi pues el objetivo no será tanto “dominarlo” como “saber vivir con el”. Un simple matiz de vocabulario que implica un estado de ánimo diferente, algo por lo que el tiempo le recompensara.

Hay que insistir en que la gestión del tiempo invita a explorar muchos otros ámbitos. La organización de la empresa, las relaciones con el entorno, la motivación, la capacidad de dirigir un equipo, el stress.

Lo importante no es aprenderlo todo, sino todo lo contrario. Ir aprendiendo y utilizando las técnicas poco a poco para ir sacándole todo su jugo.

 

DE LO UNICO QUE SOMOS DUEÑOS ES DE NUESTRO TIEMPO.

Bonita frase para describir una verdad como un templo de grande.

Además no existe la gestión del tiempo.

No gestionamos el tiempo. Gestionamos lo que hacemos con el tiempo. Esa es la primera, o más bien la segunda máxima con la que quiero que se queden.

La primera y en la frente. Y además bien dada.

Normalmente perdemos unas tres horas de media al día.

Fíjese cómo suena lo siguiente:

Pierda una hora por la mañana... y estará buscándola todo el día.

Pierda un día... y lo echará de menos al final de la semana.

Pierda una semana... y notará que le falta a final de mes.

Pierda un mes... y lo estará reclamando cuando termine el año.

Pierda un año... y estará persiguiéndolo al final de su vida.

 

Pasarse diez o doce horas en la empresa «trabajando duro» no garantiza nada. Lo importante es sí durante ese tiempo se ha hecho lo que se tenía que hacer, la forma en que se ha trabajado, y el resultado final que se ha obtenido.

Es preferible hacer el trabajo adecuado, que hacer de manera adecuada algo que no se debería estar haciendo, ya sea porque no conduce al objetivo o incluso porque no forma parte de las competencias o funciones del puesto de trabajo.

 

La solución habitual es…

  Trabajar más horas.

  Trabajar más deprisa.

  Tanto una como otra solución nos llevaran a cometer errores, imprevistos y al temido stress.

El stress no viene por las cosas que hemos solucionado, sino más bien por las que no hemos sido capaces de resolver: ¡lo que no acabamos acaba con nosotros! Stress es remordimiento de conciencia en muchos casos.

Es más importante elegir el destino correcto, que la velocidad con la que avanzamos. La tarea más importante que puede hacer en su vida es tomar el tiempo para determinar con claridad donde quiere llegar. Muchas personas pasan toda su vida corriendo, solo para darse cuenta al final que no era esa la dirección en la que deseaban ir. Tome ahora mismo el tiempo necesario para determinar con claridad cual quiere que sea su dirección en la vida.

Pues si que continuamos bien. Otra en la frente.

Y hasta que no entendemos eso y sobre todo lo asimilemos no llegaremos NUNCA A gestionar  “lo que hacemos con nuestro tiempo”.

Podemos perder una hora y pasarnos después toda la jornada intentando recuperarla. Pero resulta del todo inútil andar buscando el tiempo que hemos perdido. No es posible rescatar un tiempo que ya forma parte del pasado.

Lo que sí debemos hacer es aprender la lección y tomar la decisión de aprovechar mejor el tiempo, tanto el presente como el futuro.

Eso es como el tema de los bocadillos…

Si ayer no me comí un bocadillo…aunque hoy me coma dos no significa nada. Bueno sí que significa. Significa que somos un “poco tontos” si queremos compensar la no ingesta del día anterior…además de engordar a lo tonto.

Creo que lo que he comentado es muy simple y no creo que merezca más explicación. El tiempo fluye. No para. TEMPUS FUGIT…

Además el tiempo es un recurso, aparte de ser lo que nos da la vida.

Lo más importante del tiempo es que es el recurso más equitativo y democrático que existe.

Todos tenemos 24 horas al día, 7 días a la semana y 28, 30 o 31 días según sea el mes en el que estemos.

El mismo tiempo que posee el pobre de la esquina o que el presidente de los estados unidos. Exactamente el mismo que nosotros. El mismo que todos y cada uno de nosotros.

Para todos un minuto tiene 60 segundos y una hora 60 minutos ó lo que es lo mismo 3600 segundos. Lo mismo. Más igualitario imposible.

Seguramente conocerán a personas que parece que disponen de más tiempo que nadie ya que son capaces de terminar todos sus asuntos dentro de su jornada, que no se quejan por la “falta de tiempo”, más bien falta de planificación y que son la envidia de muchas personas…

¿Es que sus días tienen 36 horas y sus minutos 100 segundos?

Pues va a ser que no.

Formule con frecuencia la "pregunta de oro" de la administración del tiempo: ¿Cuál es el mejor modo de usar mí tiempo ahora mismo? Procure responder sinceramente a esta pregunta y tome acción en consecuencia. De este modo se garantizará estar realizando en cada momento aquello que contribuya más hacia el logro de sus mayores objetivos.

Además tengo una mala noticia. O más bien dos.

La primera es que la envidia es mala. Muy mala. Muy mala para el que la tiene, aunque yo sé que mis lectores no son de ese tipo de personas. Y segunda. La envidia es de tristes de la vida y aunque posiblemente algunos de mis  lectores no sean precisamente unas castañuelas humanas,  el resto sé que son fantásticos de la vida y que viven sus vidas por encima de la línea.

El secreto esta en planificar. Es simple. Aunque para algunas personas nada fácil por lo que veo.

Asi que vamos a comenzar no quejándonos por ello. No nos quejemos y vamos a actuar.

Dice el viejo dicho que ante la PREOCUPACION OCUPACION, y a  eso es a lo que vamos.

A decir verdad este libro corría peligro. La vida de este libro corría peligro antes de comenzarlo.

Cuando decía que iba a escribir sobre la gestión del tiempo la gente me decía: Otro libro sobre el tiempo. Vaya rollo.

A lo que yo le preguntaba. ¿Y tú como andas de tiempo?, a lo que casi todos me respondían: Muy mal. Es mi asignatura pendiente.

Menos mal que al final me decidí a escribirlo a ver si “esa asignatura pendiente” la aprobamos aunque un poco tarde.

Negocio no significa estar siempre muy ocupado. Ocupadísimo.

La forma en que Vd. Invierte su tiempo es la clave no solo del éxito en los negocios sino también en su vida.

Es el activo más valioso que tenemos.

Los americanos tienen una frase para eso y es la siguiente:

Business no significa BUSY-NESS... (Muy ocupado en ingles).

La manera cómo usted invierte su tiempo es  la clave del éxito           en sus negocios...y en la vida-

Como verás el  título del libro viene que ni pintado.

En mi experiencia en el mundo de la empresa con cientos de empresarios, hay una frase que suena más que ninguna otra.

“Soy un bombero. Me paso el día apagando fuegos. Voy de un lado para otro y… lo peor de todo. El día termina y parece  que no he hecho nada. El tiempo se me fue. “

Creo que esas frases la habrán escuchado todos… unas veces porque otros la dicen y otras porque las dicen ustedes mismos.

Como comprenderán es un tema lo bastante importante como para no detenerse en el. No es un asunto baladí.

“quien no es capaz de gestionar bien su tiempo no es capaz de gestionar bien nada”.

Es muy cierto. Ya lo decía Peter Drucker y estoy totalmente de acuerdo con el. Para no estarlo vamos.

Este  libro esta indicado para alcanzar el éxito a través de varias fases. También están las metas y objetivos y el manejo de su tiempo, que realmente no es otra cosa que el “manejo de su vida”. No es para tomárselo a la ligera.

Para que este libro  le sea realmente útil, lo primero que quiero pedirle es que no rechace una idea, un concepto ó un método porque sean desconocidos ó no los recuerde usted.

Tampoco desdeñe una idea, pregunta ó método porque ya lo conoce ó porque cree que no es necesario para usted ó porque no  hizo un seguimiento en su día.

 

No rechace un método si no lo ha probado durante el tiempo necesario para evaluar los resultados de su aplicación. Conocerlo es importante pero no suficiente.

Por ello le invito a tomarse el tiempo para reflexionar, diseñar su propio plan de crecimiento, ponerlo en práctica con total decisión y por supuesto a evaluar los resultados. Es inútil esperar cambios importantes en nuestras vidas si seguimos haciendo exactamente lo mismo de antes. Vamos, lo de siempre.

Recuerde, es necesario poner en práctica cambios positivos durante el tiempo mínimo necesario y evaluar los resultados de su aplicación. Ya sabe, el método de probar y medir.

 

Le recomiendo que lo haga de forma pausada, sin prisas, no por mucho correr va a llegar antes a la meta, tomándose el tiempo necesario para completar y responder a TODAS LAS PREGUNTAS, subrayando ó resaltando lo que considere oportuno, haciendo anotaciones ó escribiéndolas en un cuaderno adjunto.

 

No está hecho para una lectura rápida y para guardarlo en un cajón. Eso no cumpliría el propósito ni la función para lo que fue escrito.

 Una vez terminado, le recomiendo que vuelva a releerlo y vea lo subrayado.

 

Es bueno saber que las técnicas que producen resultados extraordinarios en unos  no tienen ningún resultado para otras.

Es indispensable que cada uno identifique que cosas SON PARA ELLOS y, basados en ese conocimiento, impulsarnos en el camino hacia SU ÉXITO.

Hablaremos de los ladrones de tiempo, de sus métodos de uso del tiempo, si es que los tiene, de lo que es importante, urgente, prioritario o delegable…y de la asertividad que no nos confundamos con la mala educación.

También veremos la “procrastinación” que no es más que el hacer las cosas cuanto más tarde mejor. El ir “aplazando” tareas o bien porque no nos gustan o porque en nuestra cultura eso de, “si puedes hacerlo hoy déjalo mejor para mañana o para el mes que viene o para el año que viene “, nos viene que ni pintados.

También de si somos tórtolas, alondras, búhos, etc.

 

Hablando de animales, esto me lleva a recordar una película llamada “Atrapados en el tiempo” con el subtitulo:  El día de la marmota, en la que Bill Murray le toca vivir una y otra vez, una y otra vez el mismo día…

Que a partir de ahora sus días cambien y sean “más provechosos”

Por cierto la película es muy buena. Se la recomiendo.

Y de la puntualidad que decimos¡¡¡

Muchas personas son impuntuales. Para mí la impuntualidad ya no es solo una pérdida de tiempo. Sino una falta total y absoluta de respeto hacia el otro. Hacia el que espera. Hacia esa persona que si ha sido puntual y a estado en dicha cita a su hora o incluso un poco antes.

Otro método interesante para el adecuado uso del tiempo, es el de escribir las tareas a realizar e irlas encarando una a una. Al concentrarnos en una sola tarea por vez, no sólo administramos bien el tiempo, sino que ganamos en eficiencia.

Los ejemplos claros de este principio pueden encontrarse hasta en el deporte. Por ejemplo: Los atletas exitosos saben que deben ejercer una práctica mental específica para funcionar al máximo de sus posibilidades.

Un golfista debe ocuparse de cada golpe por separado y no desconcentrarse a causa del gran error cometido en el hoyo anterior, que lo llevó a perder un golpe simple.

Lo mismo se aplica a jugadores de tenis, quienes deben considerar cada jugada como una entidad totalmente diferente y hasta cierto punto aislada, sea un saque magistral, o una difícil  jugada que le permitirá salvar un match point.

Si vivimos cada día como una entidad diferente, nos liberamos de los contratiempos del pasado y evitamos las atemorizantes expectativas del futuro. Esta fue la política que adoptó el explorador Robert Swann cuando encabezó la exitosa expedición al Polo Sur: “Para protegernos del desaliento”, escribió, “adoptamos una regla básica: cada día era considerado en forma totalmente separado y por sí mismo”.

Napoleón Bonaparte adjudicaba su increíble capacidad de trabajo basado en el siguiente argumento: “Cuando he terminado con un tema, cierro el compartimiento y abro otro, de manera que mis diversas tareas nunca se superponen y no me producen confusión ni fatiga”.

La regla más esencial para trabajar eficazmente es, pues, hacer cada cosa a su tiempo, a fondo, sin prisa y sin agitación.

También de las reuniones. En ese caso ya no estamos “jugando” con el tiempo de una persona sino con el de muchas. Y asi nos va.

Al final he pensado que sería muy interesante y asi lo sigo creyendo el hablar un poco sobre Inteligencia Emocional y sobre la asertividad.

¿Qué no sabes que es la asertividad? Triste. Muy triste.

No te preocupes. Al final del libro lo podrás leer. Solo decirte que la asertividad es la cualidad humana más deseada. Con eso se lo digo todo.

Saben esa frase que dice “el hombre es dueño de sus silencios pero esclavo de sus palabras”, pues en inteligencia emocional tengo un dicho que asevera lo siguiente: NO LLENES TU BOCA DE TRABAJO. LUEGO TENDRÁS QUE HACERLO. Aprende a decir que no.

Hay un tiempo para cada cosa y cada cosa a su tiempo y ya es hora de entrar en materia. No comencemos a “procrastinar” antes de tiempo.

Pues bueno, ya hemos “dedicado” el tiempo, o sea IVERTIDO QUE NO PERDIDO, el  que teníamos asignado a la presentación.

Pues vamos al lio que se va el tío.

“Si vives cada día como si fuera el último, llegará un día en que estés en lo cierto.”

¿Amas la vida? Pues si amas la vida no malgastes el tiempo, porque el tiempo es el bien del que está hecha la vida.”


Benjamín Franklin 

Marzo de 2.013

P.D:

El tiempo es un recurso limitado. Acepta el hecho de que simplemente no hay tiempo para todo. Por ello, es tremendamente importante centrarse en las tareas más importantes. Si siempre te enfocas en las cosas importantes, tanto a nivel personal como profesional, siempre estarás logrando el máximo impacto, ya que estarás usando tu tiempo de la manera más efectiva. ¡Pon siempre primero lo primero!

Y SOBRE TODO…

A la hora de planificar piense siempre en resultados, nunca en tareas. Nunca se pregunte: ¿Qué tareas he de realizar hoy?, sino que la pregunta correcta es: ¿Qué resultados quiero conseguir hoy? Si enfoca en tareas, corre el riesgo de hacer cosas que no le acerquen a los resultados que desea conseguir. Por ello siempre ha de pensar en resultados, y en base a ellos, fijar después las tareas necesarias para materializarlos.

 

 

DIRIGIDO A:

 

A TODO EL MUNDO QUE QUIERA MANEJAR MEJOR SU TIEMPO. A TODOS.

 

 

El tiempo que disponemos al día es el mismo para todos nosotros: 24 horas. Sin embargo, hay personas que son capaces de completar muchas tareas en este periodo de tiempo y otras, siempre les falta tiempo. ¿Dónde está la diferencia?, muy probablemente, la principal diferencia es cómo gestionan el tiempo unas y otras.

El punto de partida para la gestión eficaz del tiempo es tener los objetivos bien identificados y asignar un tiempo todos los días a tareas orientadas al logro de estas metas.

En estas sesiones vamos a profundizar en el método, proceso y herramientas que nos van a ayudar a gestionar el tiempo de una forma más productiva.

 

Los lectores al finalizar el LIBRO serán capaces de:

*       conocer la evolución de la gestión del tiempo e identificar en qué fase nos encontramos nosotros.

*       comprender el modelo de los cuatro cuadrantes y diferenciar las tareas urgentes y las importantes.

*       desarrollar un método para la gestión eficaz del tiempo, el proceso desde que nos llega la información y debemos darle un tratamiento hasta el momento de dar por terminada la ejecución de la tarea.

*       planificar y programar su tiempo alineados con los objetivos a corto, medio y largo plazo.

*       utilizar herramientas que facilitan una gestión del tiempo eficaz.

*       mejorar su gestión del tiempo identificando sus dificultades al gestionar el tiempo y aplicando técnicas y hábitos eficaces.

*       identificar un plan de acción individual para mejorar su capacidad para gestionar el tiempo y lograr los objetivos establecidos.

    

 

 

Los contenidos de este libro de gestión eficaz del tiempo están dirigidos a las siguientes personas:

 

 

*       A todo el mundo y particularmente a:

*       Directivos de empresas que quieran revisar y mejorar la gestión de su tiempo, nuevos líderes que necesitan conocer método y herramientas para gestionar eficazmente el tiempo y profesionales interesados en conocer cómo conseguir una gestión eficaz del tiempo.

 

 

 

 

 

 INDICE

 

Prologo.

- ¿usamos eficazmente el tiempo?

- Comencemos.

- Ladrones de tiempo.

- El circulo del tiempo.

- Establecer prioridades.

- Las leyes de la gestión del tiempo.

- El sistema de planeación y gestión del tiempo.

- Por escrito y los dietarios.

- Caracteristicas de un buen delegador/a.

- Acabar con las interrupciones.

- Fases de la reunión.

- Lo urgente frente a lo importante.

- Más ladrones de tiempo.

- Procrastinación

- Las tareas “gordas”. Tareas grandes y complejas.

- Hábitos para ser realmente efectivo.

- Sobre Covey.

- Asertividad.

- Inteligencia Emocional en la gestión del tiempo. Algunas técnicas de asertividad.

- Sobre Martín.

 

  

 

 

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